会議では5W1Hを意識せよ！ビジネスの基本スキルを使いこなそう！
はじめに
皆さんも今までの仕事の中で5W1Hが重要だと教わったことはありますよね？
考え方もシンプルですし、皆さんも5W1Hで考えようと思えば簡単に実行できる方も多いと思います。
では、本当に5W1Hを日々の仕事に活かせているでしょうか？
例えば以下のような会議を日々繰り返している方はいませんか？
上記のように、定例会議でとりあえず状況を共有して、上司からアドバイスをもらうことはあるかと思います。
また、みんなで決めないといけないようなことが発生しても、時間切れであいまいなまま終わることはありませんか？
この場合、それっぽく会議はこなしているものの、上司から脱線した指摘を受けたり、次のタスクが決まらなかったり、「会議をしたものの何も進まない」ことが往々にしてあります。
これでは会議時間が無駄になってしまい、業務が非効率になるリスクが高いです。
多くの方が意識すれば使える5W1Hを活用するだけで、日々の会議をより快適により生産性の高いものに変えられます！
この機会にビジネスの基本となる5W1Hを使いこなして、意味のある会議を増やしていきましょう！
5W1Hとは
5H1Hとは、Who（誰が）、Where（どこで）、What（何を）、When（いつ）、Why（なぜ）、How（どのように）の頭文字です。
5W1Hにはビジネスを進める上で決めるべき要素が詰まっています。
| Who | 誰がするのか／誰のためにするのか |
| Where | どこでするのか |
| What | 何をするのか |
| When | いつするのか |
| Why | なぜするのか |
| How | どのように実行するのか |
これらを明確にすることでビジネスの目的を明確にして確実に実行できるようになります。
例えばマーケティング部門のセミナー実施についてまとめてみました。
| Who | マーケティングのAさんが／製造業の生産管理部のために |
| Where | ウェブ会議システムのセミナー機能で |
| What | 効率的な生産管理を実現するためのB製品のご紹介 |
| When | 20XX/7/10 |
| Why | 製造業の新規顧客獲得のため |
| How | 生産管理のよくある課題、解決するための方法、B製品の使い方、事例を説明する |
このように5W1Hに沿ってまとめるだけでも、セミナーの内容が整理できますよね？
漠然とセミナーをやるのではなく、ターゲットがどこなのか、誰が担当するのか、何を実行するのかをフレームワークに沿って整理することで、目的に沿ったセミナー運営を確実に実施できます。
感覚的に仕事をこなすのではなく、論理的に確実に進めるために、ビジネスでは5W1Hが重要です。
会議の必要性
5W1Hの必要性は理解できたと思いますが、なぜ会議においても必要なのかを考えていきましょう。
会議では当たり前ですが複数人が集まって議論します。
つまり、1人では決められないことや何かの品質を上げるための建設的な議論をするために会議が必要です。
そのため、 会議を通して何を決めたいのか、どのような品質を高めたいのか目的を持って臨むことが重要になります。
会議の目的を決めないと会議をすること自体が目的になってしまい何も生まれません。
何かしらの目的を持つことで、1人では成し遂げることができないチームでの目的達成ができるようになります。
上記の通り、何かしらの目的を達成することが会議では重要です。
それでは、以下のような会議だったらどうなるでしょうか？
上記のような会議だったらどんな目的の会議でも達成できないですよね？
このような会議が蔓延していると、社員の思考は「波風を立てずに会議を終わらせること」になってしまい、目的達成に向けた議論ができないことでしょう。
会議自体が機能するように、5W1Hを意識することが重要です。
会議での5W1Hの使い方
会議の冒頭
会議の冒頭では、5W1Hを用いて参加者の意思統一を図りましょう。
意思統一を図らないと参加者はどのような目線で会議に参加すれば良いのかわかりません。
そのため、好きなことを言ってしまったり、発言をしないでただ座っているだけの人が増えてしまうんです。
大事なのは、目線を統一することと当事者意識を持たせることです。
会議の冒頭で必ず5W1Hを意識した会議の目的を伝えることで、その場で何を達成すべきなのか全員で共有していきましょう！
ただし、会議の場合はWho,Where,Whenなどは言わなくても明確な場合がありますよね？
その場合は以下の通り、会議の目的と進め方、参加者への期待値を明確にするだけでも良いでしょう。
大事なのは会議参加者の目線を統一して、当事者意識を持って会議に参加してもらうことです。
どんな小さな会議でもこれらを必ず冒頭で共有してから、建設的な会議を始めていきましょう！
会議の終わり
会議の終盤になったら、次のアクションを明確にして参加者全員で合意しましょう。
これを決めずに終わると、せっかく良い議論ができてもそれが内容に活かされずにうやむやになってしまいます。
何度も述べている通り、会議は何かしらの目的を達成するための1つの手法にすぎません。会議が終わって満足するのではなく、議論を踏まえてより良くするための行動を決めるまでを確実に実行しましょう。
このように整理してから会議を終えることで、次回の会議の際に認識がずれることもありません。
これらをうやむやにしてしまうと「Cさんがやると思っていた」「もっと資料を作り込んでくると思っていた」など、参加者それぞれの意思統一がされないことで議論がズレてしまうことがあります。
自分がタスクを持たないにしても、誰がどのレベルまで何をやるのかを全員で合意することで、円滑に会議を進めることができます。
さいごに
いかがでしたでしょうか？
本日は皆さんも一度は耳にしたことがある5W1Hを会議で活用する方法をご紹介しました。
5W1H自体は知っていて、使おうと思えば使える方がほとんどだと思います。
しかし、これを日々の業務に当たり前に組み込んで活用できていない方も多いのではないでしょうか？
デキるビジネスパーソンはこれらの基本的な思考を使いこなせる方がほとんどです。
この機会に基本的な動作から質を高めていきましょう！
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