手戻りをなくす最強の資料作成術！〜手戻りの量は資料作成前に決まる〜

2022年10月3日

はじめに

上司から資料のレビューを受けて、頑張って作ったのに半分以上作り直し…みたいな経験はありませんか？

レビュアーの目線で見ると様々なことが気になってしまいます。 何も指摘を受けずにスムーズに終わることの方が少ないのではないでしょうか？

毎回頑張って作るけど、たくさん指摘が来て修正が大変なんだよね…

せっかく頑張ったのであれば、 効率的に仕事を進めたいですよね？ 手戻りが大きくなると作成者の負荷が増えるだけではなく、協業するメンバーの時間も多くかかってしまいます。

つまり、手戻りが多いと誰も特をしない非効率な状態なんです。

実は、資料作成の手戻りの量は、資料を作成する前のコミュニケーションで大半が決まってしまいます！

今回は、 最小限に減らしスムーズに資料を作成するための流れについてご紹介します！

快適に業務を進められるように、資料作成の流れを見直していきましょう！

よくある失敗例

1番の失敗は、「資料を100%作ってからレビューを受ける」ことです。

レビュアー側が思い描いていた流れと違う、 資料の体裁が好みと異なるなど、 資料作成前から100%意思疎通ができているケースの方が少ないです。

つまり、意思疎通は完全にはできない前提で動けていないことが問題です。

そのためせっかく資料を作成しても、 せっかく作った資料を修正し直す手間がかかってしまいます。

特に、100%資料を作っていると、 指摘された数だけ資料を作り直す必要があり、修正に多くの時間が必要です。

この状態だと、元々の資料を作る時間が無駄ですよね？

本来は一度作って完成する資料を、何度も作り直していくことで、スムーズに進む場合の倍以上時間がかかることも珍しくありません。

そのため、資料作成の前段階で早めに認識を合わせることが重要です。

あるべき姿

あるべき姿は、資料が完成する前にこまめに意思疎通をすることです。

資料はアウトプットの1つの手段であり、資料を作る際にはいくつも考えるべきポイントがあります。

上記4点は資料は、作成する前に考えるべきことです。資料を作成しながら考えながら作ると、上記の要素から逸脱したものになってしまい、指摘を受ける可能性が高まります。

特に、上段の目的や流れがズレてしまうと、どれだけキレイに資料を作っても手戻りが大きくなってしまいます。

上記それぞれで認識がないのか、資料を作成する前に認識統一しましょう。

それぞれ何を作成してどのように確認すべきかは以下の通りです。

【①目的】

誰かに依頼されて資料作成する場合は、何のために作成する資料なのかをしっかりと確認しましょう。

どのような場で資料される資料なのか（月次定例会議、営業会議、全社の部門横断会議、顧客への提案など）、その資料がどのように使われるのかイメージできるまで確認します。

また、その資料を用いて何が達成されればゴールなのかの期待値も確認しましょう。例えば、社内で来期の施策を決定する会議であれば、どの施策にするか決定できるようにコスト感や効果などの比較表が必要ですよね？

どのような会議の進め方が理想なのかも知っておくとベストです。会議については以下記事に記載していますので、よければこちらもご確認ください。

資料は誰かに依頼されるものではなく、日々の業務で自身から作成することもあると思います。

その際には、「このような目的を達成するために資料を作ろうと思いますが、ご意見ありますか？」と先に上司や協業チームへ確認して、他者の意見を早く取り入れるように動きましょう。

【②流れ・メッセージ】

この2つはセットで確認をしても良いと思います。

まずは自分自身で目次とスライド1枚1枚のタイトル・サブタイトルを決定します。

目的を達成するにはどのような要素が必要か（目次）、どのようなメッセージが伝わればよいか？（タイトル・サブタイトル）に着目して、テキストで整理していきます。

この際にはくれぐれも資料作成は行わずに、テキストで簡単に書き換えられる状態にしてください。

そして、テキストで整理できたタイミングで社内会議を設定して、レビュアーとの認識を合わせましょう。

【③体裁】

資料作成前の最後の段階として、どんなイメージの資料を作成しようとしているのか、手書きや過去の資料のキャプチャをレビュアーに共有しましょう。

本筋の指摘からズレていたとしても、見た目のイメージがレビュアーの好みに合わないと無駄な指摘を受ける可能性もあります。（ここはレビュアーのスキルの問題もありますが…）

不要な指摘を避けるためにも、作成前に資料のイメージを認識統一して、意向に沿った資料作成を心がけましょう。

【ここまで来たらやっと資料作成に進みます！】

上記をこなすことで、どのような資料を作れば良いのかが明確になります。

資料作成が単純作業となり、長時間集中しながら作る必要がなくなるわけです。

私も資料作成自体は頭を使うことが少ないため、お昼後の眠い時間帯ややる気が出ない時間帯に済ませてしまう事が多いです。

【最終レビュー】

資料作成が完了したら、通常通り最終レビューを依頼します。

ここまでで細かく認識を合わせているため、大きく手戻りする可能性は少ないでしょう。

一方、根底から覆されるような指摘が来てしまったら、上記の合意が甘かったと言えます。

どのポイントがズレていたのか確認し、次回以降はどうやったら認識が合うのか、改善を繰り返しましょう。

さいごに

いかがでしたか？

今回は資料作成の手戻りをなくすために重要な、資料作成前の合意の仕方を中心に説明しました。

すぐに資料を作りたい気持ちもわかりますが、手戻りの量は資料作成前の動きで大半が決まります。

面倒なように思えますが、結果的には作業量を減らして快適に資料作成できるようになりますので、是非チャレンジしてみてください！