メモを取らない会議は出席する意味なし！メモの重要性
はじめに
皆さん、メモは取っていますか？
たかがメモ、されどメモ、メモはビジネスを円滑に進めるための初歩的な重要なツールです！
皆さんの会社でも、会議でメモも取らずただ聞いている人っていますよね？その人は会議に参加する意味があるんでしょうか？メモを取れないくらい重要な役割を担っているケースもありますが、ほとんどが怠惰なだけです。
メモは誰でも取れるもので、少し行動するだけでパフォーマンスがアップするものです。
本日はメモの重要性からおすすめの取り方まで、ビジネスの基礎となる部分を考えていきましょう！
今回は日々当たり前に活用するメモについて考えていきましょう！
メモの重要性
会議の内容を覚えていますか？
皆さんは先月参加した会議の内容を覚えていますか？では、1年前、2年前の会議はいかがでしょうか？
ほとんどの方が、全て覚えている！とは言い切れないですよね？
日々の会議では、少なからず皆さんの役立つ情報が盛り込まれています。つまり、皆さんの業務を円滑にするための情報が会議には盛り込まれています。
「そういえば先月聞いたあの会議の内容が使えそうだな…」と思った時にその情報を活用できるか、そういった積み重ねが将来的に大きな差になります。
先月の会議ですら完璧に思い出すことは難しい中で、全ての情報を頭で記憶するのは不可能です
人は忘れる生き物
ドイツの心理学者、ヘルマン・エビングハウスによって提唱されたため「エビングハウスの忘却曲線」では、1日で77%もの情報を忘れていると言われています。
・20分後には42%を忘れる
・1時間後には56%を忘れる
・1日後には74%を忘れる
・1週間後には77%を忘れる
・1ヶ月後（30日後）には79%を忘れる
つまり、人は忘れるのが当たり前だという前提で日々の業務に取り組まないといけません。
あなたの記憶力が悪いんではありません。人間の仕組み上仕方のないことだと理解して、対策を練っていきましょう！
無限の記憶容量を活用する
記憶できないないなら、他の方法に頼るしかありません。それがメモです！
例えば、1万文字（原稿用紙40枚分）のテキストファイルを保存しても、容量はたったの33KBです。
約3億文字もメモを取っても1GBにしかなりません。
無料のGoogle Driveでは2022年4月現在15GBの情報を保存できます。テキストファイルであれば約45億文字も保存ができるんです！（もちろん画像の挿入やツールにより様々ですが…）
つまり、クラウド上でメモを取るだけで、場所も時間もとらわれず、無限の記憶容量を手に入れるのと同じなんです！
じゃあ紙のノートにメモを取ってもいいんじゃない？
確かに紙のノートも効果的です。パソコン・クラウド上の文字では表せないような手書きの絵や図をさっと描ける点は優れています。
しかし、ノートは全て書き込んだら新しいノートに変えますよね？どのページに書いたかまで覚えていないですよね？
紙とクラウドではそれぞれメリット・デメリットがありますが、筆者は「情報量こそ価値」と考えるためクラウドでのメモをオススメしています。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| 紙のノート | ・絵や図を用いた表現が容易 | ・大量のノート＝大量の情報を持ち歩けない ・記載したページを探す手間が大きい |
| クラウド | ・容量を増やせば無限に情報を蓄積できる ・キーワード検索で必要な情報に簡単に 辿り着ける | ・メモの入力に慣れる手間がかかる ・ネット環境がないと活用できないことも |
それでも皆さんは頭で記憶しますか？紙のノートで取りますか？
メモの活用方法
ここからはパソコン・クラウド上でメモを取る前提での活用方法をお伝えします！
メモは単純に自分の記憶の代わりに使うだけでなく、様々なシーンで活用できます。
まずは、なぜメモを取るのか、それをどう活用するのかを認識した上で行動を変えていきましょう。
①自分の記憶の代わり
②検索して必要なタイミングで取り出す
③会議参加者の意思統一
④会議に参加していない人への情報共有
それぞれの理由を確認していきましょう。
①自分の記憶の代わり
前述で述べた通り、まずは自分の頭で覚える代わりにメモを活用します。
こちらの目的のみであれば、自分が数年経っても理解できるレベルであれば殴り書きでも問題ありません。
②検索して必要なタイミングで取り出す
自分の記憶代わりで活用する場合、いつでも必要な情報にアクセスできるこちらもセットになります。
「どこに保存したかわからない状態」では忘れてしまった・紙のノートに書いてなくしてしまったことと大差ありません。
フォルダ分けして管理、情報をまとめる自分用のリンク集を整理、タイトルを統一してキーワード検索を用にするといった一定のルールを設けることが必須になります。
・自分用のリンク集
今後の使う可能性が高い情報、サービスごとなど整理しておきたい情報
・キーワード検索
頻繁に使わない情報、最悪見つからなくても影響の少ない情報
③会議参加者の意思統一
社内外問わず、会議参加者の意思統一を図るための活用方法です。
社外のお客様やパートナーと会話する際、言った言わないがトラブルになることが往々にしてあります。
また、お客様の発した細かなニュアンスを営業やサポートに活用する際にも、表現を含めて共通認識を持っておくことは非常に重要です。
社内の会議の場合、「前回の会議でどんな話したっけ？」とメモを取らないことで何も覚えていない人は絶対に現れます。あたかも内容を覚えているように振る舞って、的外れな会話をしてしまうことも多いです。
そんな方のために前回の会議内容を共有して、拠り所を作ってあげることも重要です。
また、次回までのタスクや割り振りも口頭で伝えるのではなく、文面に起こすことでコミュニケーションロスを避けていきましょう。
会議のメモであれば、全員が参照できる場所に保存しましょう。
また、全社員・部署全体が見ても問題ない内容であれば、広く参照できる共有フォルダに入れてしまうこともオススメです。
会社によっては隠す必要がない情報まで隠すことが当たり前、という風土も多くあります。
しかし、情報を共有しないメリットは基本的にありませんので、特定社員のみの秘匿情報でなければ積極的に公開しましょう！
④会議に参加していない人への情報共有
営業先に訪問した結果を上司に相談する、サポート担当がクレームを聞いてエスカレーションする、顧客の要望を技術部門に伝えるなど、様々なシーンでその場にいない方に相談することがあります。
その際、一から口頭で補足をするのは手間もかかり、認識の齟齬が発生する可能性が高いです。
その場にいなかった方への情報共有でも積極的にメモを活用していきましょう！
大人数が集まる社内会議だけでなく、顧客との面談、部下や上司との個別面談まで、全てメモに残しています。
もちろん社内の関係者が閲覧できる場所に保管していますので、会議後の細かなコミュニケーションや関係者が増えた際の情報共有など、様々な場面で情報を「共有」して活用しています。
こちらの記事で述べた通り、チーム全体のパフォーマンスを上げることは自身の評価アップにつながります。
情報を共有するだけでも、社内に日々のノウハウが蓄積されてメンバー同士のスキルアップに役立ちます。
ただメモを取って共有するだけでも蓄積されると大きな価値になるので、日々の業務を大きく変えずに評価アップにまで活用しましょう！
メモの取り方
メモを取る上で重要なのは、手間をかけずに視認性を上げる取り方です。
そのためには、あまり派手な装飾は施さずに、見出しと箇条書きを有効活用しましょう！
ダメな例
Aサービスの新機能を社内に共有する会議を例に、まずはダメな例から見てみましょう！
いかがでしょうか？パッと見づらいですよね？
ちゃんと内容ごとに分類はしているものの、文章の塊があることは読み手にとって非常に見づらいものになります。
それぞれの内容を読めば理解はできますが、欲しい情報にピンポイントにたどり着くことも難しいです。
パソコンでメモを取る際のあるあるのような書き方ですが、これでは自分の記憶代わり、検索する、参加者の意思統一、不参加者への共有、全てのユースケースで利用できないもったいないメモになります。
良い例
では、こちらをご覧ください。
先ほどと書いていある内容は一緒ですが、格段に見やすくなっていますよね？
やったことはたった3つ、見出し・箇条書き・端的に書く、これだけです。
見出し
まずは日時や参加者などの概要、本題の議事録で見出しを分けます。
そして、本題の中でも内容が変わったタイミングで小見出しを使って分けます。
たったこれだけでも、確認したいポイントへすぐに目線を移すことができるようになります。
見出しを単なる太文字で表現する人もいますが、多くのメモツールには見出し機能がついているため、これらを使うのがオススメです。
太文字にするだけよりも分類がはっきり分かれるため、視認性は格段に向上します。
仮に見出し機能がない場合には「▼見出し名」「■見出し名」など、記号を併用して視認性を上げる工夫をしていきましょう。
箇条書き
箇条書きによって内容の粒度を変えて表現していきます。
例えばAサービスの背景だけ見たい人も、これならばすぐに必要な情報が見つかりますよね？
大事なのは、聞いた内容を分類分けしながら、次の話題に移ったら上位の箇条書きに戻っていくことです。
以下の通り、詳細なら下位へ移動し、並列の内容は同じ軸で記載し、内容が変わったら上位へ戻る、これを繰返すだけでも情報が分類から詳細まで整理されていきます。
- 分類
- 内容
- 内容の詳細
- 並列で書くレベルの詳細
- 次の話題に移ったら上位へ
- 内容の詳細
- 並列で書くレベルの詳細
- 内容
- 話題が大きく変わったら分類を変える
- これを繰り返していく…
分類は「一言で表すと何か」を端的に書きましょう
以下の通り、多くの物事は綺麗に分類分けできることが多くあります。ただ記載するのではなく、どんな分類で書いたらわかりやすいのかを考え、工夫しながらまとめ方をブラッシュアップしていくことが重要です。
[分類例]
・実績／背景
・ヒト／モノ／カネ／トキ
・課題／解決策／効果
・3C（市場や顧客／競合／自社）
・4C(価値／コスト／利便性／コミュニケーション）
などなど、一般的なフレームワークが有効です
端的に書く
ダメな例に記載したように説明された内容をそのまま記載するのではなく、端的に表すことで不要な文字数を削減します。
神経質になって必要な情報まで削減してしまうことはNGですので、できる限り端的に書くように心がけましょう。
見出しや箇条書きに変えるたびにマウスでメニューバーを操作していると手間が大きくなります。
手間が大きくなる＝面倒になってやらなくなるリスクが非常に高いので、ショートカットキーでできる限りキーボードから手を動かさずに上記ができるようにしていきましょう。
慣れるまでは苦労すると思いますが、数日もすれば慣れてしまいます。
一時の面倒さに負けずに、生産性・品質を爆上げするために頑張って覚えましょう！
ショートカットキーは利用するツールによって様々です。
利用ツールごとに確認していきましょう。
画像を使った視覚化
先ほどの議事録の続きを見ていきましょう。
いかがでしょうか？説明用の資料を貼り付けて、その下にメモを記載することで、より直感的に把握できるようになりましたよね？
昨今は社内資料もパワポなどのファイルで存在していますので、そのスクリーンショットを貼ることでより視認性を増すことが できます。
資料に記載されている内容なら全てはメモを取らず、大事なポイントだけ追記する形で楽にメモを取ることもできます。
Web会議であればその場で投影された資料のスクリーンショットを撮ることで、手間をかけずにメモのクオリティを上げることができます。
毎回全画面のスクリーンショットを撮って加工する、毎回手で範囲を指定するなど、手間がかかってしまっては意味がありません。
WindowsやMacのショートカットキーを有効活用して、手間をかけずにスクショを撮れるように工夫していきましょう。
・Windows10
[Windows]+[Shift]+[S]や[切り取り＆スケッチ]機能
・Mac
[Shift}+[command]+[5}で選択部分を取り込むを選び[Enter]
おすすめのツール
結論、会社で一番使われているメモツールを活用しましょう！
前述の通り、メモは自分自身だけでなく周りの人たちへも共有する目的があります。
そのためには自分の使いやすさよりも会社全体の使いやすさを優先すべきです。
会社でツールが決まっていない、個人でツールがバラバラであれば、ご自身の使いやすさと共有のしやすさの両面で比較していきましょう。
さいごに
いかがでしたか？本日は当たり前に活用するメモに焦点を当てて、深く考えていきました。
メモの目的は何なのかを腹落ちさせて、視認性を上げるための工夫をするだけでも、長期的には大きな差が生まれます。
見出し・箇条書きやスクリーンショットを有効活用し、ショートカットキーを覚えるだけで、生産性も品質も爆上がりします！
また、どんなに小さな内容でもメモを取って共有するクセをつけることで、評価アップにもつながる手軽なツールです。
これを機に皆さんもメモと向き合って、有効活用してくれると嬉しいです！
・無限の記憶容量を持つクラウドを自分の頭の代わりに活用する
・メモの活用方法は記憶代わり、検索、参加者への共有、不参加者への共有
・見出しや箇条書き、スクショをショートカットキーと組み合わせて活用する
・社内に共有しやすいツールを利用し、自身の評価アップへつなげる
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