5つの効率的な時間管理テクニック：サラリーマンのための仕事ガイド
はじめに
忙しいサラリーマンの皆さん、時間管理って難しいですよね？
限られた時間で仕事をこなしてプライベートも充実させたいと思っても、たくさんのタスクに忙殺されてしまい気がついたら残業…なんて人もいるのではないでしょうか？
また、目の前のタスクはこなすので精一杯で、自分のスキルアップや評価につながる仕事まで手が回せない人も多いと思います。
毎日のタスクに追われ自分の時間が持てない…そんな悩みを抱える方に、今回は効率的な時間管理テクニックをご紹介します！
これらのテクニックを実践することで、仕事の生産性を高め、ストレスを減らし、ワークライフバランスを改善することができます。
この記事を通じて、皆さんがより効率的に時間を管理し、充実した毎日を送ることができるようになることを願っています。それでは、具体的なテクニックについて詳しく見ていきましょう！
１）タスクリストの作成と優先順位付け
仕事の効率を上げる第一歩は、タスクリストの作成と優先順位の付け方から始まります。
タスクリストを作ることで自身の仕事が視覚化され、何をいつまでに終わらせるべきかが明確になります。
このリストを作成する際、重要なのは「緊急性」と「重要性」を区別することです。
緊急性が高いタスクは即座に対応が必要ですが、必ずしも重要ではないこともあります。
そのため、緊急性で重要なものはご自身が最優先で取り組みながら、緊急だが重要でないものは他者に支援してもらうなど、緊急度の中でもリソースの割き方を判断できるようになります。
逆に、重要だが緊急でないタスクは長期的な成果に影響を与えます。緊急ではないため後回しになりますが、時間を割いて対応することで成果の最大化を狙うべき範囲です。
また、緊急でも重要でもないタスクは極論やらない方がよいです。「やらないで済ませる方法」を考えるのが先決でしょう。
このようにタスクを分類し、優先順位をつけることで、より効率的に一日を過ごすことができます。さらに、完了したタスクをリストから削除することで、達成感を味わい、モチベーションの維持にもつながります。
２）エッセンシャル思考：本質に集中し、不要なタスクを削除する
「エッセンシャル思考」とはより少ないこと
に集中し、本質的なものだけに時間とエネルギーを注ぐ考え方です。真面目になんでも全力で頑張るのではなく、全力でやることとやらないことを明確にすることで、パフォーマンスを最大化する方法です、
エッセンシャル思考を取り入れるには、自分にとって本当に重要なことが何かを理解することが必要です。重要なのは、仕事の全てのタスクが同じくらいの価値を持っているわけではないということを認識することです。全てのタスクは平等ではなく、重要なものとそうでないものがあります。特に、「会社にとっての重要性」と「自分にとっての重要性」の両面から判断することが大切です、
タスクの重要度を整理したら、不要なタスクを削除または他者に割り振っていきます。例えば、日々の報告書をなくして週次にする、報告内容を削減することも考えらえます。また、会議の数を減らす、メールの処理方法を見直すなど、時間を奪われる活動を減らすこともエッセンシャル思考の一環です。
本当にエッセンシャル思考を実践するには、多くのタスクを削らなければならず最初は難しく感じるかもしれません。しかし、この考え方を取り入れることで時間の使い方が劇的に変わり、より効果的で満足のいく時間の使い方につながります。自分にとって本当に大切なことに時間を使い、それ以外は思い切って手放す勇気を持ちましょう。
３）うまく休憩を取り入れる
仕事の効率を上げるために
は、作業と休憩のバランスを適切に取ることが重要です。当たり前ですが、連続して長時間働くと疲労が蓄積し生産性が低下します。適切に休憩を取ることで脳をリフレッシュし、集中力を維持することができます。例えば、1時間ごとに5〜10分の休憩を取る、昼休みにはしっかりと休む、仕事の合間に軽いストレッチを行うなど、休憩を活用する方法は多岐にわたります。
大事なのは意識的に休憩を取り入れることです。周りの人が休まず仕事をしていたとしても、少しでも休憩を入れる方が圧倒的に効率が上がります。むしろ休まずに仕事をしている人よりもパフォーマンスが上がる可能性もあります。休まず働くことが正しいのではなく、持続可能で最大効率な働き方が正しいことを忘れてはいけません。
休み方がわからない人はポモドーロ・テクニックを取り入れてもいいでしょう。この方法は、25分間の作業（1ポモドーロ）と5分間の休憩をセットで行うことです。25分間は集中してタスクに取り組み、タイマーが鳴ったら5分間の休憩を取ります。休憩の5分間は全力で休むことが大切です。最近では様々な無料アプリもあるので、気になる人は探してみてください
こまめに休憩を取るためには、作業も細かく分解すると良いです。作業の分解についてはこちらの記事にも書いてありますので、気になる方はご覧ください！
集中力が続かない？自分の集中力とうまく向き合って快適に仕事をするポイント5点！
４）タイムブロッキング法
タイムブロッキング法は、1日を特定の時間ブロックに分けて、各ブロックに特定のタスクや活動を割り当てる方法です。決められた時間内で特定の仕事に集中することで、他のタスクが気になって集中力が減ることを防ぎます。例えば、午前中をクリエイティブな作業に、午後を会議やメール対応に割り当てるなど、時間を効果的に区切ります。
タイムブロッキングを行う際には、予期せぬタスクや緊急事態に対応するための「バッファタイム」を設けることも重要です。このバッファタイムを利用することで、計画が狂った場合でも柔軟に対応が可能になります。
私自身は、カレンダー上に細かくタスクを設定して時間を区切っています。先に時間を確保することで精神的にも余裕ができ、別タスクに目移りすることなく日々過ごしています。
また、「会議は月曜日に入れてほしい／午後に入れてほしい」などの要望を関係者に伝えていくことも重要です。緊急なもので要望以外の時間帯に入ることもありますが、関係者に認知してもらうと意外とコントロールできることもあります。自分の中で完結するのではなく、周囲への発信も忘れずに行いましょう。
５）デジタルツールを活用したスケジュール管理
まだ仕事のタスク管理を紙や付箋で行っている人がいたら、今すぐにデジタルツールを活用しましょう。デジタルツールはただの紙の代替ではなく、今やタスク管理にかかせない必須ツールです。紙で消す→書き直すといった無駄な動作もなくなりますし、パソコン・スマホなど様々なデバイスからいつでもどこでもアクセスできるのも利点です。
正直使うツールはどれでもいいです。みなさんの会社で許可されているものから選んで、自分の気に入ったものを使うのをお勧めします。
私も様々なツールを試しましたが、結局Googleカレンダーに全て集約しています。まず、期日に合わせて終日予定でタスクを登録し、実際に手を動かす時間はタイムブロッキング法に従って時間を確保しています。
以下の記事でも触れていますので、気になる人はこちらもご確認ください！
仕事を期日内に終わらせろ！「仕事が間に合わない」とならないための計画作成術！
まとめ
いかがでしたでしょうか？
本日は時間管理のテクニックを5つ紹介しました。
効率的な時間管理は、サラリーマンにとって不可欠なスキルです。今回ご紹介した5つのテクニックは、忙しい日々の中でも実践しやすく、大きな効果をもたらします。優先的なタスクを見極め、ポモドーロ・テクニックやタイムブロッキング法で時間を効果的に管理します。デジタルツールを活用したスケジュール管理は、現代のサラリーマンにとって必要不可欠です。
特に（１）優先順位付けや（２）エッセンシャル思考で不要なタスクを減らすことが重要です。なかなか難しいですが、まずはタスクを減らせないか検討しつつ、効率化を目指していきましょう！