ミスは気合いで乗り切るな！ミスを防止するための仕組みづくりの考え方！
はじめに
皆さん、仕事においてミスをしたことはありますよね？
どんなに優秀な人でも、人が介在する時点でミスが発生する可能性があります。
しかし、優秀な人はミスの回数が圧倒的に少なく、同じミスを繰り返しません。
どんなに気をつけてもミスしちゃうんだよねー…
このような皆さん、ミス防止は「気を付ける」ことで解決できると思っていませんか？
ミスが多い人と少ない人ではミス防止の解決方法が大きく異なります。ミスが少ない人は気をつけなくてもミスが起きないような方法を生み出しているんです。
本日は、ミスをどのように防止するのか、気合いで乗り越えるのではなく仕組みで乗り切る方法をご紹介します！
「次回は気をつけます」と言っていませんか？
仕事でミスをして上司に報告する際に、「次回は気をつけます」と言って済ませていませんか？
ミスの多くは不注意により起こることですので、気を付けることで解決できるかもしれません。
しかし、ミスが起こるパターンは無限に存在するため、どんなに気をつけようとしても見逃してしまう可能性が必ず残ってしまいます。
つまり、気をつけるだけではミスがなくなることはないです。
また、「気をつける」という行為は精神的にも疲れますし頭を使います。
日々仕事をしていく中で気をつける時間が長ければ長いほど、日々の仕事の負荷が大きくなります。
解決策を考えることを怠ると長期的には自分のためにならないため、立ち止まって考えることが重要です。
根本原因を見つける
では、どのようにミスを振り返り、対策をすればいいでしょうか？
結論、ミスの根本原因を考えることが重要です。
例えば、「顧客へのメールの返信を忘れた」というミスをした場合を考えてみましょう。
一例として、上記のような原因が考えられます。
全てを対策する必要はなく、「なんで顧客へのメールの返信を忘れたのか」を考えることが大切です。
そして、よくある「なぜなぜ分析」の通り、なぜを繰り返して原因を深掘りしていくことが大切です。
今回の例では、タスク管理ツールを使う習慣がないことを根本原因としました。
もちろん原因は皆さんそれぞれですし、どこまで深掘りするかも皆さん次第です。
「なぜ？」が思いつかないところまで考え抜くことが重要ですが、目安として3回はなぜで深堀りができるようにしていきましょう。
このように、ミスが起きた際にすぐ対策を考えるのではなく、まずは根本原因を考える時間を必ず作っていきましょう。
ミスが発生しない仕組みを作る
根本原因を特定したら、対策方法を考えていきます。
この際に重要なのは「無理なく気をつけなくても対策できる仕組みにする」ことです。
これらについて考えていきましょう。
無理のない対策
先ほどのように根本原因が「社内のタスク管理ツールを使う習慣がない」にあった場合、対策として「タスク管理ツールを使う」としたらどうなるでしょうか？
この際に、対策が無理なくできるものなのかを考える必要があります。
例えば、そのタスク管理ツールが社内でしか使えず、あなたが外出が多い人だとしたらどうでしょうか？
帰社してタスク管理ツールを徹底するイメージが湧きますか？
もし「面倒になってやらなさそうだな…」と思うのであれば、結局は対策を徹底できなくて同じミスが発生してしまいます。
綺麗ない対策を考えたいと思う気持ちをあると思いますが、徹底されなければ意味がありません。
自分のやり方に合わないのであれば、形だけの綺麗な解決方法にならないように注意しましょう。
気をつけなくてもできる対策
では、気をつけなくてもできる対策とはどのようなものでしょうか？
先ほどと同じ例ですが、あなたがタスク管理ツールへの入力を意識しないと忘れてしまうなと感じたら、気をつけないと対策できない悪い状態にあります。
前述の通り、気をつけないと対策できない状態はあなたの仕事の負荷が上がってしまいます。
人間は忘れる生き物ですので、気をつけないと対策できないなと感じるのであれば、他の対策を考えましょう。
対策はシンプルに習慣化できるものにする
上記のNG対策を踏まえて今回は以下のような対策を設定しました。
「え、2つも対策しないといけないの？」と思った方もいるかもしれません。
ただし、これらは「無理なく気をつけなくても」できる内容になっています。
1つめの対策は「返信や対応が必要なメールを他のメールフォルダに移して未読にする」ことです。
これはメーラーのショートカットキーを覚えれば2秒でできるレベルなので、手間はほとんどかかりません。
このように対策に時間をかけないことで「無理なく」続けられる内容になっています。
2つめの対策は「確認時間の確保、未読ゼロにして帰る」です。
確認時間の確保は予めカレンダーを押さえておくなど、予定を入れてしまえば解消できます。
また、「未読がゼロ＝抜け漏れなし」という判断が可能になるため、「気をつけなくても」対応が済んでいるか判断できます。
繰り返しになりますが、大事なのは無理なく気をつけなくてもできる対策にすることです。
上記のように、やることはシンプルに、日々の習慣にしても負荷が上がらないような工夫をしていきましょう。
根本原因の対策をすることで広く活用できる
今回のように、根本原因を見つけて対策を練ると、元々ミスした内容だけでなく自然と様々な範囲に応用できます。
今回の例では、メール全般に活用することで顧客へのメール対応だけでなく、社内へのメール対応にも流用できます。
また、同じ対策方法を別のツールにも活用することで、チャットツールなどでも同様のミスを防止することができるでしょう。
ミスが少ない人はこのように根本原因を潰して、かつ汎用性のある対策を練ることで似たようなミスすら起きない仕組みが作れているんです。
事前にミスを防止できるからこそ、ミスした後にバタついたり、自身で業務の負荷を高めることなく日々の仕事に取り掛かれます。
さいごに
いかがでしたでしょうか？
ミスの根本原因の見つけ方、対策の考え方についてご紹介しました。
人が仕事をする上でミスが起きてしまうのは仕方がありません。しかし、ミスへの対策は人によって大きく変わってきます。
「次回は気をつけます！」と言い切ってしまうのは簡単なことですが、最終的には日々の業務で気を付けることだらけになってしまい、自分の首を絞めてしまいます。
少し時間を取ってミスと向き合うだけで、快適な仕事のやり方をどんどん身につけることができます。
少しでも参考になれば幸いです！
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