仕事を期日内に終わらせろ！「仕事が間に合わない」とならないための計画作成術！

2022年5月6日

はじめに

皆さんは自身の仕事を期日通りに終えられていますか？当初立てた予定通りに進められていますか？

多くの方が自信を持ってYESとは言えないと思います。期日通りに仕事が終えられることの方が少ないって人も多くいますよね？

仕事が終わらないと、残業が増えて無理やり仕事を終わらせることが増えて、疲弊してしまう人も少なくありません。

毎日頑張って仕事をしても終わらないんだから仕方ないよ。。。

もちろん、人手不足によってどうやってもキャパオーバーになってしまうことはあります。

しかし、業務を分解して計画を立てることで、日々の仕事の効率化や楽する時間が作れるようになっていきます。

本日は、与えられた仕事をただこなすのではなく、一旦立ち止まって計画する重要性・方法についてお伝えしていきます！

仕事に振り回されず、コントロールする手助けになれば嬉しいです！

よくある期日遅延の例

皆さん、仕事を振られる時にこのような会話はしていませんか？

この会話をした時点であなたは負けています。期日遅延や残業で疲弊するリスクだらけの会話です。

なぜこの時点でアウトなのか、要因を分解していきましょう。

①目的が不明確

上司から仕事を振られた際に、「何の目的での仕事なのか」「どのようなアウトプットが欲しいのか」期待値を確認できていません。

これではいざ業務を実施する際に、期待値以上に時間をかけてしまう、目的に合わずに手戻りが発生する可能性が高いです。

②タスクに分解できていない

仕事を振られた際に感覚値で期日を見積もってしまっています。

これではいざタスクをこなす際に想定外に時間がかかったり、他の人に割り振りできずに1人で抱え込んでしまう可能性が高いです。

基本は自分の感覚値の見積から1.5倍ほど長く伝えて、予期せぬ事態に対応できるようにしていきましょう。

もちろん伝えた結果早く終わる分には何も問題ありません。1.5倍で余裕を持って伝えることを徹底しましょう。

（ただし、1.5倍で伝えてもギリギリになってしまうことが多いと思いますが）

③頑張る前提で見積もっている

期日を伝える前段階で「頑張ってこなす前提」で考えてしまっています。

もちろん上司に評価されたくて見栄をはりたくなる、期待に応えたくて頑張りたくなるのはわかります。

ただし、いつも頑張る前提で仕事を受けてしまうと、本当に注力したい仕事にリソースが割けなかったり、常に忙しくて疲弊してしまいます。

皆さんの長い社会人生活の中で本当に頑張るべき仕事でなければ、余裕を持って伝えられるように一旦考えるクセをつけていきましょう。

あるべき伝え方

例えば、上司から仕事を振られた際には以下の通り期待値を確認することが重要です。

このように数回会話するだけでも、どんな場で必要なものなのか、何が重要なのか見えてきますよね？

目的を確認することで、今回の例では社内向けの資料なので見栄えにこだわるのではなく、必要な指標をまとめる点が最重要だと理解できました。

そして、その場で期日を伝えるのではなく、いつまでに期日を伝えるのかを宣言して一旦持ち帰る点も重要です。

先ほど述べた通り、感覚値で期日を伝えるのではなく、いつまでに伝えるか明確にしつつ考える時間を持つことが重要です

いつまでに返事がもらえるかわかれば上司も安心します。その場で答えるのではなく、期日を伝えて持ち帰るクセをつけていきましょう！

このように、一旦持ち帰った後はそれぞれどれくらい時間がかかるのか、どこまでをいつまでにできるのか分解していきましょう。

上司には正直に状況を伝えて、何がどこまでならできるのか明確にすることで、上司もどうすべきか判断できます。

世の中1人で抱え込まないといけない仕事はそう多くはありません。

タスクに分解して論理的に伝えることができれば、上司と建設的なコミュニケーションが取れます。

新入社員には大事なことかもしれないけど、自分には関係ないな

そう思ったベテランの皆さん、自分の仕事を振り返った際に期日通りに、残業で負荷をかけずにこなせていますか？

タスクを分解して正しく予定を立てることは新入社員だけでなく全てのビジネスパーソンに必須のスキルです。

超基礎的な内容ですが、この機会に見つめ直していきましょう！

計画立ての方法

計画を立てる際には、仕事をタスクに分解することが必要です。

例えば前述の営業会議の資料作成については、以下の通り分けられます。

上記はあくまで例で、場合によってはもっと細かく分けられますね。

大事なのは可能な限り作業を細分化することです。「営業会議資料を作る」という1つの業務を細分化していくことで、作業見積がしやすくなるのと大事な作業が見えていきます。

作業が細分化されたら、重要度とどれくらい時間がかかるかを整理しましょう。

このように作業を分解して重要度・時間を整理することで、2つの判断ができます。

・重要度

重要度＝価値の高いタスクとして判断しましょう。

価値の高いタスクとは、自分のスキルアップにつながるもの、クリエイティブなタスクで上司にアピールできるポイントになります。

この部分をこなすことで自分のキャリア形成につながり、評価につながるのか？を考える必要があります。

自分のためにならないのであれば、それは重要度が低いと判断できるでしょう。

単純作業と重要度の高い＝価値のある作業を混同しないようにしましょう。どれだけ作業の充実感があっても、付加価値の低い作業はあなたのキャリアのためになりません。

・作業時間

作業時間を見積もったら、作業時間を確保できるか判断しましょう。

上記の通り、フラットに作業時間を見積もった後に現実的に期日内に終わらせられるか整理することで、自分の首を絞めて残業が増えないようにコントロールします。

そして、現実的に期日に間に合わないようであれば、重要度の低い作業＝価値の低い作業を他人に振ることを考えましょう。

ご自身が部下に指示を出せるのであれば積極的に依頼し、できない立場であれば上司に状況を伝えて建設的な会話を意識していきましょう。

どんな業務でもタスク分割する

上記のような作業的な例だけでなく、全ての業務はタスク分割して計画を立てるクセをつけていきましょう。

例えば、営業が顧客へ提案する際にもタスクは以下の通りに分割できます。

上記の通り分解すると、提案内容を整理する部分は提案価値を作る重要なタスク、資料作成は内容が決まって手を動かすだけの重要度低のタスクに分けられます。

このように整理することで、どこに頭を使って考え抜かなければならないのか、どこは頭を使わずにこなしていけばいいのかが明確になります。

おすすめのツール

基本的には日々触れるツールに集約することがおすすめです。

機能単位で優れたツールはたくさんありますが、自身で使うツールが増えるほど煩雑になり、使わなくなってしまいます。

100点のツールを探すのではなく、80点をクリアすれば日常使うツールに集約すると決めて、割り切ってしまった方が良いです。

Googleカレンダー

上記の通り、Googleカレンダーの終日予定にタスクを記載してしまう方法です。

Googleカレンダー以外でも同様の管理ができるケースが多いため、ツールを分けずに自社のカレンダーツールで実施していきましょう。

カレンダーは毎日見るものですので、日々目に触れるカレンダーにタスクを集約して、抜け漏れを簡単に防止できます。

件名には作業時間と作業内容を記載し、色分けで重要度やジャンルを分けることで、必要な作業が一目で判断できます。

結局タスク管理は時間をかけない管理方法がベストですので、私もこの方法をメインにしています。

TickTick

https://ticktick.com/

それでもタスク管理ツールを使いたいって方はTickTickがおすすめです。

無料で使えるタスク管理ツールで、ブラウザ・PCアプリ・モバイルアプリ・AppleWatchまで広く提供されており使い勝手が良いです。

有償版ではカレンダーでタスクを複数日付にまたがって作成できますので、タスク管理+カレンダー的な使い方をしたい場合には有償版もおすすめです。

私も有償版を契約しており、長期的なタスクや仕事のアイデアをまとめる目的で活用してます。

さいごに

いかがでしたでしょうか？今回は仕事を遅延させないためのタスク分割の方法について説明しました。

どんな業務であってもタスク分割することで、精緻な工数見積や重要度の高い頭を使うべきタスクが明確になります。

「とりあえずすぐに作業に取り掛かりたい」という気持ちをよくわかりますが、一旦立ち止まって計画することで、仕事のメリハリをつけられるようになります。

慣れてしまえばすぐにできることですので、今後の参考になれば幸いです！

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